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Kanban es una metodología ágil originada en Japón, cuyo significado es: “tablero visual o sistema de tarjetas”. Fue creado por Taiichi Ohno en Toyota Motor Corporation en 1947, para referirse al sistema de visualización utilizado en los procesos de producción cuya finalidad era coordinar la entrega a tiempo del producto.
En el mundo empresarial en la actualidad se utiliza para la gestión de proyectos, ofreciendo las siguientes ventajas: mejora la comunicación del equipo y permite la visibilidad de las tareas gestionadas por cada uno de sus miembros, ofreciendo así mayor transparencia. Evita los temidos cuellos de botella, pues permite ver en que se está fallando y ayuda a poner el foco en su resolución. Los flujos de trabajo se tornan más eficientes, por tanto, mejora la productividad.
Este método también se puede usar de forma individual para tus proyectos personales, como puede ser la búsqueda de empleo, la planificación de un viaje, la preparación de unas oposiciones o simplemente para organizarte mejor en tu día a día, cuando tienes una serie de tareas y no sabes por dónde empezar.
Los nuevos objetivos que te plantees ya no se quedarán en una simple idea. Kanban te permitirá organizar tus tareas y conocer qué es lo que tienes pendiente de hacer, qué es lo próximo que realizarás, las tareas que estás desarrollando y las actividades que ya has dado por finalizadas. Por lo que te ayudará a organizarte de una forma más eficiente.
Dicha metodología consiste en un tablero visual que presenta diferentes columnas en las cuales se identifica el estado en el que se encuentra cada tarea.
Por hacer (To do): se identifican todas las tareas que se encuentran pendientes de realizar.
En progreso (Doing): en esta columna se pueden visualizar las tareas en las que se está trabajando en la actualidad.
Hecho (Done): bajo este epígrafe se irán trasladando las tareas que ya se han terminado.
El tablero puede ser digital o físico. Si optas por lo digital, puedes utilizar la herramienta Trello, la cual te ofrece grandes posibilidades a la hora de organizar tus actividades, te permite indicar vencimientos a las tareas pendientes de realizar, vincular tus tareas al calendario, añadir recordatorios, incluir etiquetas de colores, anotar comentarios y adjuntar documentos. Es fácil de usar e intuitivo.
Si prefieres hacerlo de forma manual, puedes utilizar un tablero o cartulina, y escribir cada tarea en post-its. Dibujarás una tabla con cuatro columnas. En la primera columna identificarás el objetivo propuesto "Idea", en la siguiente colocarás las tareas pendientes de realizar, las cuales desplazarás a la columna colindante una vez te encuentres trabajando en las mismas. Una vez finalizada la tarea, aparecerá en la columna "Done". En todo momento podrás ver la situación en la que se encuentra cada una de ellas.
Pasos a seguir:
1. Definición de objetivo: una vez definido tu objetivo, debes desglosarlo en metas, las cuales deben ser medibles, especificas, tangibles y alcanzables. Anota todas las tareas que debes llevar a cabo para conseguir tu objetivo.
2. Organiza tus tareas en función de prioridad, e identifica el tiempo que dedicarás a cada una de ella.
3. Escribe cada tarea en un post-it: puedes usar diferentes colores, dependiendo del tipo de actividad de la que se trate.
4. Coloca el post-it en el tablero según el estado en el que se encuentre la tarea. Conforme vayas avanzando en su consecución, deberás desplazar la tarea a la columna que corresponda.
Debes colocar el tablero en un lugar visible, así conocerás en todo momento qué tarea te falta por cumplimentar para llegar a tu objetivo.
Consejos:
Debes cuestionarte con asiduidad cómo estás trabajando y de qué manera puedes mejorar lo que estás haciendo para ser más productivo.
Las columnas deben estar equilibradas, en el momento en el que una de las columnas tiene un número excesivo de tareas, pone de manifiesto que algo no estás haciendo bien. Debes revisar tu forma de trabajo, detectar errores y buscar soluciones.
Organiza tu día en función de las horas de las que dispones, no sobrecargues de tareas el mismo, pues si finalmente no puedes realizarlas te desmotivarás.
Si no consigues empezar una de las tareas que tienes previstas, analiza qué te ha impedido ponerte con ella e identifica cuándo la iniciarás.
Desglosa las tareas lo máximo que puedas, para que te resulte más fácil llevarlas a cabo.
Este método te ayudará a:
Identificar las tareas que te llevarán a conseguir tu objetivo.
Priorizar las mismas.
Visualizar tus tareas de una forma más clara.
Conocer en qué estás trabajando y en qué situación se encuentran el resto de tareas.
Mejorar tu organización de tareas.
Motivarte viendo cómo has avanzado hacia tu objetivo.
Controlar el tiempo dedicado a cada tarea.
Mejorar tu eficiencia.
Conseguir resultados en menos tiempo.
Te animo a probar este metodología, la cual te permitirá planificar las tareas que llevarás a cabo de forma inmediata, organizar el resto en el tiempo y ver cómo avanzas respecto al objetivo propuesto. Conseguirás lo que te propongas en un menor tiempo y de forma más efectiva.
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